Работа службы охраны направлена не только на обеспечение охраны территории, но и на пресечение хищений. Одним из основных из путей хищений является неправильное оформление документов на вывозимые материально-технические ценности и готовую продукцию.
Самыми распространенными способами являются подлог или подделка документов на груз, несоответствие документально оформленного и фактического количества и манипуляции с сортностью, качеством, размером и т.п.
Ниже предложена простая и эффективная схема правильного документального оформления выдачи сырья или готовой продукции со склада.
Рассмотрим простую ситуацию – заказчик хочет купить гранит. Какие же документы должны быть оформлены при его отгрузке.
1) При отгрузке гранита подготавливается накладная «Отгрузка со склада» в 4-х экземплярах:
1-й для бухгалтерии;
2-й для склада;
3-й пропуск для охраны;
4-й для заказчика;
Накладная подписывается только уполномоченными на то лицами. Список таких лиц определяется приказом по предприятию. Накладные запрещается подписывать другим должностным лицам, не имеющим на это право. Факты выявления подобных случаев должны пресекаться и расследоваться.
В накладной должно быть указано:
1) номер заказа;
2) номер позиции продукции в этом заказе;
3) количество;
4) качественные характеристики;
5) используемая упаковка;
6) сроки отгрузки;
7) вид транспорта, на который выполняется погрузка;
8) заказчик (или экспедиторская компания, действующая в интересах заказчика).
1й, 2й, 3й и 4й экземпляры накладной выдаются на руки заказчику, который оформляет в бухгалтерии счет-фактуру и накладную, при этом 1-й экземпляр остается в бухгалтерии, а 2-й, 3-й и 4й выдаются с подписями на руки заказчику для получения готовой продукции на складе. При получении оригиналов накладной и счет фактуры в бухгалтерии заказчику выдается ранее оформленное удостоверение качества и прочие необходимые сертификаты на гранит.
Затем заказчик получает на складе гранит и сдает на склад 2-й экземпляр накладной. Кладовщик отмечает в ней фактическое количество выданного гранита и расписывается в ней. Заказчик, получивший продукцию, расписывается в такой накладной в строке о получении. Помимо этого кладовщик проставляет подпись в 3-ем и 4-м экземплярах с указанием количества.
Для вывоза продукции с территории заказчик сдает 3-й экземпляр накладной-пропуска охраннику, который обязан проверить количество отгруженной продукции, как по номенклатуре, так и по количеству грузовых мест по номерам заказа. После этого охранник проставляет в 3-ем и 4-м экземпляре свою подпись и оставляет в папке пропусков на вывоз готовой продукции. В конце месяца эти экземпляры сдаются экономисту в архив. 4-й экземпляр остается у заказчика и применяется им на свое усмотрение.
Мы видим, что цепочка довольно проста и служба охраны является её заключительным звеном. Для усиления контроля можно вести электронную регистрацию накладных. Тогда при получении 3й накладной в пункте пропуска охрана может проверить накладную по номеру и подтвердить её легитимность, чтобы исключить подлог.